FAXには感熱紙を使って受信するタイプがありますが、ビジネスで使うには感熱紙は使わないほうがいいんでしょうか？

文字が読めなくなるかもしれません。

ビジネスで使うのであれば、感熱紙は使わないほうが無難です。文字が読めなくなってしまう可能性があります

ビジネスで使うということは、確定申告の時の資料として使ったり、決算資料として使うということです。そんなときに文字が消えてしまっていたとしたら資料として使うことができません。

感熱紙は光に弱いです。

なぜ、文字が読めなくなるかもしれないのかというと、感熱紙は光に弱いからです。

感熱紙がよく使われているのは、スーパーやコンビニのレジです。レシートに感熱紙は良く使われています。

昔のレシートがでてきたときに、こう思ったことはありませんか？

「あれ？なんか文字が薄くなってる。。」

デスクの上に放置するのは危険です。

感熱紙を光のあたるところに置いておくと、だんだんと文字が薄くなっていってしまうんですね。

なので、感熱紙で受信したFAXをデスクの上に放置しておくのは危険なことなんです。日当たりの良いデスクだったらなおさらですね。

長期保存するには茶封筒に入れておくのがいい？

感熱紙は、だんだんと文字が薄くなってきてしまうので、長期保存するためにはどうすればいいのかという情報も出回っています。

その中のひとつに、茶封筒に入れて保管しておくというものがあります。茶封筒なら光をあまり通しませんからね。

茶封筒でなくても、光が当たらない場所に保管しておけば、文字が薄くなっていくのを防ぐことができます。

コピーを取っておくという手もあります。

コピーを取っておくという手もあります。

感熱紙で受信したFAXのコピーをとっておけば、文字が薄くなってしまって読めなくなるということを防ぐことができます。

コピーした紙は光に弱いということはないですからね。

コピーを取るぐらいなら普通紙を使ったほうがいいのでは。。

ただ、コピーを取るぐらいなら、最初から普通紙でFAX受信したほうがいいのでは。。

と思うかもしれません。

普通紙を使ったFAX受信であれば、コピーをする手間が省けますからね。

スキャンしてペーパーレスにするという手も。

コピーをする代わりに、スキャンをしてデジタルデータにしておくという手もあります。

e-文書法という法律があり、デジタルデータでも決算資料として認めてもらうことも可能です。

参考：https://ja.wikipedia.org/wiki/E-文書法

それだったらデータでFAX受信できるサービスを使ったほうがいい？

スキャンするにしても、手間が発生するのには変わりないですよね。

それだったら、最初からデジタルデータとしてFAX受信できるサービスを使ったほうがいいかもしれません。

複合機のPC-FAX機能を使えば、デジタルデータとしてFAX受信することができますし、最近では家庭用のFAX機能付きの電話機でも、JPEG形式のデジタルデータとしてFAX受信できる機種も登場しています。

インターネットFAXサービスという、FAX機なしでもメールでFAXを送受信できるサービスもあります。FAXがデジタルデータとしてメールに添付されるかたちでFAXの送受信をおこないます。

結論、感熱紙は使わないほうが無難です。

感熱紙で受信したFAXだからって、すぐに文字が消えてしまうというわけではありません。文字が薄くなる程度なことも多いと思います。

でも、消えてしまう可能性があるというのは精神衛生上あまり好ましくないのではないでしょうか。

それだったら、ビジネスでは感熱紙を使わないほうが無難だと思います。

普通紙を使った、他のFAX機能付きの電話機に買い換えるか、スモールオフィス向けの複合機を検討するか、インターネットFAXサービスを検討してみてもいいかもしれません。

関連記事：インターネットFAXとは？
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投稿者プロフィール

山下直継ライター

モノゴトを効率的にしていくことに喜びを覚えるミニマリスト。仕事に必要なものから、日々の生活に関わるものまで、なるべく持ち物は少なくするのが信条です。毎日同じような服を着て仕事をしています。

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