インターネットFAXでは、WordやExcel形式のままFAX送信できたとしても、PDFに変換してからFAX送信したほうがいいんでしょうか？

PDFの方が安心です。

結論から言うと、PDF形式に変換してからFAX送信したほうが安心です。

これは間違いないです。

WordやExcelだと文字や線がズレる？

インターネットFAXサービスによっては、注意書きも書かれています。

秒速FAXではこう記載されています。

ワード、エクセル、JPG、GIF等も添付可能となりますが再現性が正確ではない為、ご利用は推奨しておりません

参考：秒速FAX公式サイト

再現性が正確ではない為と書かれていますね。

たしかにその通りなんです。

WordやExcelは、たくさんの文字や線やイメージのデータの集合体なので、それを解釈する機械によって表示のズレが生じやすくなってしまうんですね。

PDFなら1枚の画像としてFAX送信できるのでズレません。

PDF形式であれば、基本的には1枚の画像として扱われるので、FAX送信してもズレることがありません。

ただし、PDFデータによっては、文字フォントを埋め込んでいないものがあります。

文字データを読み取る側の端末に依存させるタイプのPDFデータです。

そういう場合は、文字抜けがおきることがあるので、PDFデータに変換するときは、文字フォントも埋め込みしておきましょう。

できればPowerPointもPDFにしたほうがいい？

WordやExcelだけでなく、PowerPoint形式のデータも、PDF形式に変換したほうが安心です。

理由は、WordやExcelと同じです。

Officeデータを相手のFAX機でプリントアウトするようなもの？

WordやExcelやPowerPoint形式のデータをFAX送信するということは、相手のFAX機を使ってプリントアウトするようなものです。

あまり、そういった実感は持てないかもしれませんが、仕組みとしては同じです。

違うのは、自分の仕事場にあるプリンターでプリントアウトするか、相手のFAX機を使ってプリントアウトするかです。

印刷したあとにズレに気づいたことはありませんか？

自分の仕事場のプリンターを使ってプリントアウトしたときに、ズレに気づいたことはありませんか？

Excelであれば、線がズレているとか、Wordであれば、画像の位置がずれているとか、改行の位置がズレているとかですね。

つまりは、相手のFAX機でも同じようなことが起きる可能性があるんです。

PDFに変換すれば、事前にズレに気がつくこともできます。

OfficeのデータをPDF形式に変換するということは、PDF形式にプリントアウトするということでもあります。

事実、officeデータを印刷しようとすると、プリンターの代わりにPDFを出力先にも指定できるはずです。

つまりは、PDFに変換しておけば、事前にズレに気づくことができるようになります。

PDFに変換する手間はそれほどかかりません。

office形式のデータをPDF形式のデータに変換するのはそれほど手間ではありません。

「形式を選んで保存」のようなメニューから簡単にワンクリックでできるはずです。

たしかにちょっとした手間ですが、ズレてFAX送信されてしまうリスクを考えれば、それほどの労力にはならないのではないでしょうか。

参考：インターネットFAXサービス徹底比較

投稿者プロフィール

山下直継ライター

モノゴトを効率的にしていくことに喜びを覚えるミニマリスト。仕事に必要なものから、日々の生活に関わるものまで、なるべく持ち物は少なくするのが信条です。毎日同じような服を着て仕事をしています。

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