FAXの送付状は必要なんでしょうか？

それとも不要なんでしょうか？

その答えを知るには、このことを考えてみるのが1番です。

送付状がなかったとしたら起こりうる疑問。

それは、送付状がない状態でFAXが送られてきたら、自分ならどう思うか？

ということです。

たった1枚の資料らしきFAXが送られてきたらどうでしょうか？

「誰に宛てられたものなんだろう？」

まず、こう思うんじゃないでしょうか？

「このFAXは誰に宛てられたものなんだろう？」って。

個人で仕事をしている場合は確実に自分宛てなのですが、複数人のオフィスで働いている場合、複合機は共有で使っているはずです。

誰宛のFAXか分からないこともあります。

「これで全てなんだろうか？」

そして、次に思う疑問。

それは「送られてきたFAXは1枚だけれども、これで全てなんだろうか？」です。

FAXを送られる側としては、相手が送ろうとしているFAXの全体像というのが分かりにくいものです。

見積書と資料をセットで送信しようとしているのか？

それとも、別の手書き資料も追加されてくるのかどうかなどです。

送付状はこの2つの疑問に答えるために必要です。

FAXの送付状というのは、この2つの疑問に答えるために、FAXを送信する1枚目に送信する必要があります。

必要があるというか、その方が親切です。

送付状に記載されている資料が、FAXされてこない場合には、受け取る側から、送信する側に催促することもできます。

もし、送付状がついていなかったら気づきえませんよね。

つまりは、相手にとっていいだけでなく、自分にとってもいいわけです。

ただし、例外もあります。

だからといって、必ず送付状が必要というわけではないんです。

要は、送信するFAXの全体像を相手が理解できていればいいんです。

事前に、電話やメールで伝えられるのであれば、送付状は不要です。

FAXを送信する前に、電話やメールでやりとりを行う場合もあるのではないでしょうか？

そのときに、これから送信するFAXの内容を伝えてあるのだとすれば、送付状は不要です。

こちらにとっても、相手にとっても2度手間になってしまいます。

微々たるものですが、FAX紙とインクトナーの無駄遣いにもなってしまいます。

この考え方はFAXの送付状だけに限りません。

FAXの送付状の必要性についてお話してきましたが、この考え方はFAXの送付状だけに限りません。

相手に何かを渡す場合、それがデータにしろモノにしろ、なんでもいいのですが、そのときにどう思うのかを想像してみると、何が必要になるかが分かってきます。

不要なものに気づく可能性もあるのではないでしょうか。

投稿者プロフィール

山下直継ライター

モノゴトを効率的にしていくことに喜びを覚えるミニマリスト。仕事に必要なものから、日々の生活に関わるものまで、なるべく持ち物は少なくするのが信条です。毎日同じような服を着て仕事をしています。

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